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從入職到離職,HR一定要存檔的12份法律文件(附文件解讀)

一般而言,員工離職是雇員和雇主之間結束雇傭關系,員工離開原公司的行為。


員工離職是企業里員工流動的一種重要的方式,員工流動對企業人力資源的合理配置具有極其重要作用。


但離職帶來的人才流失對于企業的運營具有直接的負面影響。特別是高層、營銷人員、財務人員的離職,如何降低員工離職風險,是每個HR需要面對的迫切問題。


1. 正確處理員工離職與被離職


◆ 如果要開掉他,提前一個月就物色人選換掉他


工作中有很多崗位很重要,離職時會有很多風險,所以,要早做準備,物色好人以后就進行工作調動,進行工作交接,給原崗位人員一個有名無實,或者難度較大的工作他自己一定是感覺沒意思,與期望值距離較遠,或者業績很差,所以進一步降薪,但是決不先提出辭退他的話,等待他自動提出。


然后也不會有補償費用產生,所以各位,感覺到這種苗頭一出現,自己趕快走,好留點面子。


◆ 如果業績差,部門經理會提出,人力資源會和部門經理一起或分開來談員工的離職問題


這里有幾點要注意:


● 人力資源和部門經理商議如何談,統一口徑,明確分工,做好準備;


● 先談員工作的貢獻和長處,再談不足,部門經理重在談業績,談他的表現,人力資源重在談他的職業規劃和對他自身性格與職業的匹配度等問題并作出分析,給出建議;


● 談好補償,希望他多久作出交接,檔案保險何時調出,何時出具離職證明,以及從就業和職業道德方面對其講解,輔助其正確認識入職與離職,端正態度,不必傷感;同時要談到為了顧其面子,自己主動寫辭職報告,但是補償一分不少;


● 人力資源要說希望其順利交接,并談現在人力資源這個行業非常重視背景調查,側面提醒他如果交接不好或者損害公司利益,如果下一個公司對其背景調查他將得不到一個好的評價,這樣他將永遠找不到工作。


各位,這樣的談話內行一看就懂,當然在談的時候要有理有據,語速快慢適當,條理清楚,實際上不亞于一場小的談判,如何把握分寸,隨對方心理狀況改變戰斗方式,如何給對方施加心理壓力等等,沒有做過的人很難體會。


◆ 如果離職處理不當出現了蠻不講理,死磨硬纏,無理取鬧的事情


例如:霸門不讓進,員工沒法辦公;躺在車輪下,員工走不成;高聲叫嚷,破口大罵等等,這些事情少之又少,如果出現一定是錢的問題,多給點補償,這樣的人去了哪里都是想找鐵飯碗,現在哪有什么鐵飯碗,大家全靠的是真本事。


還有出了經濟問題的,開掉他損失誰來補償,一種是要求他補清損失,開掉他;一種是堅決不補的,那就送他坐牢。


人力資源工作不屬于這個范疇,所以,這個問題由高層決斷,法律顧問解決。


2. HR的12份必備法律文件


包括勞動合同,集體合同,勞動合同簽收單,職工名冊,職位告知書,入職登記表,簽訂勞動合同通知書,勞動合同變更協議書,解除、終止勞動合同通知書,解除、終止勞動合同的證明,加班申請書,勞動合同續簽意向書。


勞動合同


● 必備理由

勞動合同在現代企業管理中所起的重要作用已不言而喻。沒有與勞動者簽訂合同,那么企業將每月支付員工二倍工資。


● 合同內容

企業至少應準備三份合同,包括:固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務為期限的勞動合同,有需要的企業還應備一份非全日制用工勞動合同。


《勞動合同法》第十七條規定,合同主要內容應包括:

(一) 用人單位的名稱、住所和法定代表人或主要負責人;

(二) 勞動者姓名、住址、居民身份證或其他有效身份證件號碼;

(三) 勞動合同期限;

(四) 工作內容和工作地點;

(五) 工作時間和休息休假;

(六) 勞動報酬;

(七) 社會保險;

(八) 勞動保護、勞動條件和職業危害防護;

(九) 法律、法規規定應當納入勞動合同的其他事項。


勞動合同除前款規定的必備條款外,用人單位與勞動者可以約定試用期、培訓、保守秘密、補充保險和福利待遇等其他事項。


集體合同


● 必備理由

《勞動合同法》第十一條規定:用人單位未在用工的同時訂立書面勞動合同,與勞動者約定的勞動報酬不明確的,新招用的勞動者的勞動報酬按照集體合同規定的標準執行;沒有集體合同或者集體合同未規定的,實行同工同酬。


另第十八條規定:勞動合同對勞動報酬和勞動條件等標準約定不明確,引發爭議的,用人單位與勞動者可以重新協商;協商不成的,適用集體合同規定;沒有集體合同或者集體合同未規定勞動報酬的,實行同工同酬;沒有集體合同或者集體合同未/考試大收集/規定勞動條件等標準的,適用國家有關規定。


由此可見,集體合同可以在企業與勞動者因勞動報酬、勞動條件等標準約定不明確產生爭議的時候起到重要的標準作用,一份完備的集體合同可以避免很多不必要的勞動糾紛。


● 合同內容

勞動者的勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律、勞動定額、法律法規規定的其他內容等。


職工名冊


● 必備理由

《勞動合同法》第七條規定:用人單位應建立職工名冊備查。《實施條例》第三十三條補充:用人單位違反勞動合同法有關建立職工名冊規定的,由勞動行政部門責令限期改正;逾期不改,由勞動行政部門處2000元以上2萬元以下罰款。


企業必備職工名冊,既可以在產生勞動爭議時作為有力的證據,也可以避免不必要的行政罰款。


● 職業名冊內容

勞動者姓名、性別、公民身份號碼、戶籍地址及現住址、聯系方式、用工形式、用工起始時間、勞動合同期限等內容。


勞動合同簽收單


● 必備理由

《勞動合同法》第八十一條規定:用人單位提供的勞動合同文本未載明本法規定的勞動合同必備條款或者用人單位未將勞動合同文本交付勞動者的,由勞動行政部門責令改正;給勞動者造成損害的,應當承擔賠償責任。


企業僅僅簽訂勞動合同而沒有送達勞動者,同樣會面臨著不必要的賠償風險。


● 簽收單內容

勞動合同文本編號、勞動者姓名、身份證號碼、所屬部門、具體崗位、入職時間、合同期限、簽約時間、勞動合同簽收時間、勞動者簽收、備注等內容。


職位告知書


● 必備理由

《勞動合同法》第八條規定:用人單位招用勞動者時,應當如實告知勞動者工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬,以及勞動者要求了解的其他情況。


用人單位如實告知勞動者職位情況是主動義務,即使勞動者不提出要求也得主動告知。


實踐中用人單位往往會忽視這個主動告知義務,導致發生因“欺詐”而導致勞動合同無效并賠償勞動者損失的法律風險。


● 告知書內容

工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬等。


入職登記表


● 必備理由

《勞動合同法》第八條規定:用人單位有權了解勞動者與勞動合同直接相關的基本情況,勞動者應當如實說明。


如果勞動者在入職時存在不實或欺詐,將成為日后用人單位解除勞動合同的重要證據。

● 登記內容


勞動者與前用人單位勞動合同解除情況、競業限制、健康狀況、學歷、職業資格、知識技能、工作經歷、家庭住址、主要家庭成員構成等。


簽訂勞動合同通知書


● 必備理由

《實施條例》第五條規定:自用工之日起一個月內,經用人單位書面通知后,勞動者不與用人單位訂立書面勞動合同的,用人單位應當書面通知勞動者終止勞動關系,無需向勞動者支付經濟補償,但是應當依法向勞動者支付其實際工作時間的勞動報酬。


現實中,一些員工因為種種原因不愿與企業簽訂勞動合同,此時一份書面的簽訂勞動合同通知書就顯得尤為重要。


● 主要內容

簽訂勞動合同通知書的主要內容應包括:勞動者姓名、入職日期、通知日期、簽訂勞動方式等。



勞動合同變更協議書


● 必備理由

《勞動合同法》第三十五條規定:用人單位與勞動者協商一致,可以變更勞動合同約定的內容。


變更勞動合同,應當采用書面形式。


● 主要內容

用人單位基本情況、勞動者基本情況、原勞動合同基本情況、具體變更內容、變更日期、雙方簽字蓋章等。


解除、終止勞動合同通知書


● 必備理由

解除、終止勞動合同是結束勞動者與用人單位之間關系的唯一途徑,解除、終止勞動合同的具體時間是計算工資、加班費、經濟補償金數額的重要依據。


● 解除合同內容

勞動者名稱、解除或終止勞動合同的原因、解除或終止勞動合同的日期、交接手續辦理的流程和時限、用人單位蓋章、勞動者簽收等。


解除、終止勞動合同的證明


● 必備理由

《勞動合同法》第五十條規定:用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明,并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。


第八十九條規定:用人單位違反本法規定未向勞動者出具解除或者終止勞動合同的書面證明,由勞動行政部門責令改正;給勞動者造成損害的,應承擔賠償責任。


● 證明內容

用人單位出具的解除、終止勞動合同的證明,應當寫明勞動合同期限、解除或者終止勞動合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限等。


加班申請書


● 必備理由

《勞動合同法》第三十一條規定:用人單位應當嚴格執行勞動定額標準,不得強迫或者變相強迫勞動者加班。用人單位安排加班的,應當按照國家有關規定向勞動者支付加班費。


另第八十五條中規定:用人單位安排加班不支付加班費的,由勞動行政部門責令限期支付勞動報酬、加班費或者經濟補償。


《勞動合同法》第八十五條規定:用人單位有下列情形之一的,由勞動行政部門責令限期支付勞動報酬、加班費或者經濟補償:勞動報酬低于當地最低工資標準的,應當支付其差額部分;逾期不支付的,責令用人單位按應付金額百分之五十以上百分之一百以下的標準向勞動者加付賠償金;安排加班不支付加班費的。


加班費的支付一直是個敏感問題,加班時間多少是計算加班費的重要根據,一份書面記錄加班情況的文件尤為重要。


● 申請書內容

勞動者名稱、申請加班日期、加班原因、加班預計的時間、部門主管確認、人事主管確認等。


勞動合同續簽意向書


● 必備理由

《勞動合同法》第四十六條規定:除用人單位維持或者提高勞動合同約定條件續訂勞動合同,勞動者不同意續訂的情形外,依照本法第四十四條第一項規定終止固定期限勞動合同的,用人單位應當向勞動者支付經濟補償。


勞動合同期滿后的企業的續訂條件以及勞動者的續訂意向是判斷用人單位是否要支付經濟補償的重要標準,一份書面的文件能真實的反映雙方的意向,避免日后不必要的勞動糾紛。


● 主要內容

勞動者名稱、原勞動合同到期時間、續簽勞動合同與原勞動合同區別、答復期限等。


以上12條必備文件,以備在企業發生勞資糾紛時以作證明之用,但并不是只要做好這12件文件準備就萬事大吉,如保密協議、競業禁止合同、服務期協議等法律文件在此就沒有具體展開。


因此,建議每個企業HR都應根據自身不同的狀況制定出專用的法律文件,并加以妥善保存。


最后,希望每個企業都能有一個健全的HR管理體系,避免不必要的勞動糾紛和法律風險。


文章來源:中國人力資源網

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